
Sporządzenie dokładnego i przejrzystego planu konferencji jest jedną z najważniejszych czynności końcowych dla organizatora konferencji. Dlaczego tak jest? Ponieważ taki plan może przyciągnąć ciekawych i wpływowych tzw. „wolnych słuchaczy” – tych spoza listy zaproszonych gości. Oczywiście, w zależności od tematyki Twojej konferencji, zawsze powinno Ci zależeć, by została ona należycie rozreklamowana nie tylko w lokalnych, ale również ogólnopolskich mediach. Ciekawa, dobrze zorganizowana i liczna konferencja przejdzie do historii i będzie podawana jako przykład dla przyszłych organizatorów, a materiały z niej zostaną złożone w specjalistyczną publikację i wydane.
Zadbaj o przejrzysty i czytelny plan konferencji oraz jego ładną oprawę i rozpowszechnienie. Oprócz tego, że każdy zaproszony przez Ciebie gość dostanie tzw. pakiet konferencyjny, który będzie zawierał np. zaproszenie na obiad/kolację, harmonogram oraz dodatkowe materiały konferencyjne razem z materiałami reklamowymi (długopisy z nazwą firmy, notesy, kubek itd.), powinien dostać również plan konferencji na ulotce, który dostępny jest dla wszystkich.
Co powinien zawierać plan konferencji?
- Wyróżniony temat konferencji, najlepiej na tle jakiejś ciekawej i ładnej grafiki.
- Podział na dni konferencji razem z datami oraz miejscem odbywania się spotkań – jeśli Twoja konferencja jest organizowana na większą skalę, powinieneś bardzo dokładnie oznaczyć miejsce wykładów oraz dodać informację, czy na jakiś wykład potrzebna jest wejściówka (np. z powodu ograniczonej przestrzeni).
- Dokładnie opisane sesje wykładowe z tematem przewodnim – oraz wykłady w obrębie tych sesji, z uwzględnieniem prowadzącego i dokładnej godziny. Nie zapomnij również zaznaczyć przerw.
- Wyróżnionych organizatorów i patronatów konferencji – najlepiej z wyraźnym logiem danej organizacji. Dostałeś od kogoś dofinansowanie? Podziękuj mu!
Przykładowy plan konferencji:
Temat konferencji + data
Konkretny dzień, np. poniedziałek 19 lutego
8.00-8.15 Uroczyste rozpoczęcie konferencji
8.30-11.00 I Sesja wykładowa
8:30-8.50 Wykład inauguracyjny, prof. dr hab. Jan Nowak z UJ
8:50-9:10 Kolejny wykład, itd.
11:00-11:45 Przerwa na kawę
12:00-13:30 II Sesja wykładowa
13:30-15:00 Przerwa obiadowa
15:15-18:00 III Sesja wykładowa oraz zakończenie pierwszego dnia
Polecamy
Najnowsze
Czy koszty imprez okolicznościowych mogą być pokrywane z funduszu socjalnego?
Rozpatrując wady i zalet imprez integracyjnych, niejedna firma zastanawia się nad podjęciem decyzji. Jest to na pewno inwestycja, której zwrot... [...]